Políticas

1. Base legal y ámbito de aplicación

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se realiza en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias. Esta es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales de carácter público, semiprivado, privado o sensible y que sean objeto de tratamiento por parte de la Fundación Tecnológica y Científica, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales que recolecte, almacene y use.

2. Identificación del responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales

La Fundación Tecnológica y Científica, entidad sin ánimo de lucro identificada con el Número de Identificación Tributaria NIT 901503860-5, con domicilio en la Carrera 43 No. 49 – 57 de la ciudad de Medellín (Antioquia), correo electrónico: info@ivirtuoacademy.com; es responsable del tratamiento de los datos personales de los que usted es titular.

La Fundación Tecnológica y Científica cuenta con herramientas tecnológicas y los procedimientos de seguridad para garantizar un adecuado manejo de la información personal almacenada, administrada y consultada.

Dicha política se realiza con el objetivo de garantizar un adecuado tratamiento y privacidad de los datos recolectados de los titulares.

3. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato sensible: Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar algún tipo de discriminación. Dentro de esta categoría se incluyen, entre otros, los datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como aquellos relacionados con la afiliación o promoción de intereses de partidos políticos o con el ejercicio de derechos por parte de partidos de oposición. También se consideran datos sensibles los relacionados con la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Tratamiento de la información y finalidades

El tratamiento que realizará La Fundación Tecnológica y Científica, a través de Ivirtuo, será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

• Prestar servicios de educación virtual y programas de extensión ofrecidos comercialmente a través de Ivirtuo.
• Enviar información sobre la oferta educativa: cursos, diplomados, seminarios, programas técnicos laborales, programas profesionales de pregrado y posgrado, eventos, actividades, promociones, ofertas y demás actividades relacionadas con el objeto institucional.
• Realizar procesos de inscripción, matrícula, contratación, facturación, pagos y demás trámites administrativos asociados a la prestación del servicio educativo.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de información y demás requerimientos de las personas que tengan o lleguen a tener relación con la institución.
• Gestionar procesos administrativos o judiciales relacionados con las obligaciones adquiridas con estudiantes, clientes, proveedores o aliados.
• Realizar análisis estadísticos, estudios de mercado, medición de impacto de campañas de comunicación y mercadeo, así como actividades de mejora del servicio.
• Mantener comunicación con estudiantes, egresados, empresas, proveedores y demás públicos de interés.
• Expedir constancias, certificados y demás documentos relacionados con los servicios prestados.

Como titular de los datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento.
• Ser informado respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Cuando La Fundación Tecnológica y Científica reciba información que le haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida por él mismo.

La Fundación Tecnológica y Científica bajo ninguna circunstancia comercializará los datos recolectados de los titulares.

En caso de contratar a terceros, La Fundación Tecnológica y Científica entregará la información recolectada para su debida administración y almacenamiento, cumpliendo con los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales la institución se encuentra obligada.

5. Autorización del titular

El titular como persona natural y en virtud de la relación comercial o contractual que mantenga con la Fundación Tecnológica y Científica como: visitante, cliente, proveedor, contratista, empleado o exempleado, entre otros, suministra voluntariamente sus datos o información personal a la institución a través de los medios dispuestos para ello: sitio web, correo electrónico, PBX, entre otros.

Los titulares al entregar información personal a la Fundación Tecnológica y Científica, aceptan los términos y condiciones descritos en la política de tratamiento de la información.

La Fundación Tecnológica y Científica requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.

6. Derechos de los titulares

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Deberes de la Fundación Tecnológica y Científica, como responsable del tratamiento de los datos.

De conformidad con el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de los datos deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Procedimiento para atención y respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales.

Los titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por la Fundación Tecnológica y Científica, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de protección de datos personales:

Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos:

La Fundación Tecnológica y Cinetífica, ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:

Comunicación escrita dirigida a la Fundación Tecnológica y Científica, Cr. 43 # 49 – 57 en la ciudad de Medellín (Antioquia)

Solicitud vía correo electrónico: info@ivirtuoacademy.com

Sitio web: ivirtuoacademy.com

Atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos:

El titular o su apoderado, podrán solicitar a la Fundación Tecnológica y Científica, a través de los canales ya indicados:

• Información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento.
• Información respecto del uso que se le ha dado por la Fundación Tecnológica y Científica, a sus datos personales.
• La corrección o actualización de la información.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

El titular debe presentar su documento de identidad para acreditar su condición de titular.

La solicitud puede ser presentada por un tercero autorizado y/o apoderado. En este caso, se debe adjuntar copia de la cédula de ciudadanía del representante y/o apoderado y el respectivo poder, el cual deberá contener las facultades para presentar la solicitud y haber sido reconocido su contenido ante un notario.

La solicitud deberá contener la siguiente información:

Nombre del titular o de su representante, cuando actúe en condición de tercero autorizado y/o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia.

Objeto de la petición: conocer, actualizar, rectificar o suprimir información o revocar la autorización.

Razones en las que fundamenta su petición.

La relación de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.

Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

Firma de la solicitud por parte del titular o de su representante.

En caso de enviarse una solicitud por correo electrónico, el mensaje debe tener adjuntos y deben estar digitalizados los documentos de respaldo.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición, consulta, queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición, consulta, queja o el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante.

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, la Fundación Tecnológica y Científica, deberá requerir al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

La Fundación Tecnológica y Científica documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares o sus representantes, según el caso, así como las respuestas a las solicitudes.

Para recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el procedimiento establecido en esta política.

9. Cambios en las políticas

Conforme a establecido en el artículo 5º del Decreto 1377 de 2013, en caso de realizar cambios significativos en el contenido de la Política de Tratamiento de la Información, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización por parte de los titulares, la Fundación Tecnológica y Científica le comunicará a estos dichas modificaciones en el momento de implementar y publicar la nueva política. Además, les solicitará nuevamente autorización en caso de ser necesario.

10. Envío de correos masivos

La Fundación Tecnológica y Científica como responsable del tratamiento de datos personales para el sitio web y envío de correos masivos, se compromete a asumir la responsabilidad para la seguridad y privacidad de los datos personales.

Si usted ha autorizado recibir correos, boletines, noticias e información relacionada con nuestra Institución, nuestra oferta académica o servicios similares continuaremos enviándola. En caso de no estar interesado en continuar recibiendo estas notificaciones, puede darse de baja de manera gratuita e inmediata haciendo clic en un vínculo que recibirá dentro de los mensajes que recibe por correo electrónico o comunicándose con las personas responsables señaladas dentro de la presente política.

11. Vigencia de las bases de datos

La Fundación Tecnológica y Científica conservará los datos personales durante el tiempo que considere necesario según los fines descritos anteriormente en la política, salvo que la ley exija o autorice conservarlos por un período mayor o menor.

12. Vigencia de la política

La política especificada en este documento entra en vigencia a partir del mes de abril de 2026. Para hacer efectivos sus derechos y para mayor información sobre nuestra política de tratamiento de datos personales, puede comunicarse con nosotros a través de los siguientes medios:

www.ivirtuoacademy.com – info@ivirtuoacademy.com

Medellín, Antioquia, Colombia.